Organisation d’un événement réussi : l’exemple d’UIMM Lyon-France !
L’organisation d’un événement d’envergure nécessite une planification minutieuse, une communication efficace et une exécution millimétrée. Pour la deuxième année, Arxama a eu l’honneur d’accompagner UIMM Lyon-France dans l’organisation de son événement annuel qui a eu lieu le 4 juillet 2024. Dans cet article, notre équipe vous donne toutes les clés pour la réussite de votre prochain événement réussi, illustrées par l’exemple d’UIMM Lyon-France.
Ce que vous trouverez dans cet article :
Conception et planification stratégique
Avec pour thème « Ensemble, plongeons dans une expérience immersive au cœur de l’industrie », UIMM Lyon-France a souhaité mettre à l’honneur les industriels qui représentent leur communauté auprès des instances décisionnelles. À l’instar de l’année dernière, où le thème était le rugby, nous avons choisi cette année une thématique sportive célébrant la force du collectif, en nous inspirant des Jeux Olympiques et Paralympiques qui se déroulent à Paris.
L’organisation d’un événement comme celui-ci avait pour objectif principal de valoriser les mandataires et leur engagement. Ces industriels jouent un rôle crucial en représentant leur communauté et en s’investissant activement pour promouvoir et développer le secteur.
Dès lors, nous avons conçu un parcours d’exposition unique comprenant plusieurs univers :
• Histoire de l’industrie : pour retracer l’histoire d’UIMM, d’UIMM Lyon-France et de l’institut des ressources industrielles.
• Créativité industrielle : pour mettre en lumière les œuvres du cent-cinquantenaire, fruits de collaborations entre des artistes et des industriels.
• Engagement communautaire : pour découvrir des initiatives et des projets sociaux menés par des industriels pour soutenir leur communauté locale.
• Promotion des métiers de l’industrie : pour explorer les actions de promotion des secteurs et des métiers de l’industrie proposées en étroite collaboration avec la communauté industrielle locale (industriels, salariés) et l’écosystème du territoire (enseignants, professionnels de l’emploi et de l’insertion).
• Avenir de l’industrie : pour discuter des défis à venir et de comment les industriels peuvent agir en faveur d’une industrie plus verte, plus engagée et plus performante.
• Immersion WorldSkills : pour découvrir les célèbres Olympiades des Métiers, véritable vitrine de la richesse des métiers et de l’excellence industrielle.
Chaque salle de l’exposition a été pensée pour offrir une expérience immersive et éducative, permettant aux visiteurs de découvrir les contributions significatives des mandataires d’UIMM Lyon-France et de donner envie à d’autres industriels de s’engager à leur tour.
Communication événementielle
Une communication efficace est essentielle pour assurer la participation et l’engagement des invités. Lors de l’organisation d’un événement, la première étape cruciale est de concevoir une identité visuelle forte et mémorable. Notre équipe créative a développé un univers graphique inspiré des Jeux Olympiques et Paralympiques, intégrant les célèbres anneaux ainsi que des éléments évoquant l’industrie et les espaces thématiques de l’exposition.
Cette identité visuelle bien définie a permis de garantir une cohérence esthétique sur les invitations, la signalétique et tous les supports de communication de l’événement. Chaque élément de communication a été conçu pour attirer l’attention et susciter l’intérêt des participants.
Productions rédactionnelles et création de supports visuels
Pour donner vie à l’exposition, notre équipe a produit une variété de supports en travaillant l’aspect rédactionnel et visuel. Dans chaque salle, des affiches et des panneaux d’exposition ont été installés, présentant des informations clés et des anecdotes captivantes sur les thèmes abordés. Ces éléments graphiques ont été soigneusement conçus pour être à la fois informatifs et esthétiques.
Nous avons également créé un motion design pour ajouter une dimension dynamique et interactive à l’espace WorldSkills. Cette animation visuelle a permis de mettre en lumière l’histoire et les moments forts de cette compétition qui illustre la diversité et l’excellence des compétences industrielles. Le motion design a captivé les visiteurs par ses effets visuels et son contenu engageant !
Ces supports d’exposition ont non seulement informé les visiteurs, mais ont également enrichi leur expérience en créant une atmosphère complètement immersive. Grâce à ces éléments, les visiteurs ont pu approfondir leurs connaissances sur les sujets présentés, interagir avec les contenus de manière ludique et repartir avec une compréhension plus complète et enrichissante des industriels qui représentent la communauté UIMM Lyon-France.
Préparation des mandataires
Pour une organisation syndicale patronale telle qu’UIMM Lyon-France, l’organisation d’un événement annuel réussi repose également sur la mise en lumière des personnalités qui la composent.
Cette année, ce sont les mandataires d’UIMM Lyon qui ont été au cœur de la soirée à travers des vidéos et des micros-trottoirs diffusés tout au long de la soirée. Pour garantir leur préparation, des séances de travail ont été organisées afin de les aider à peaufiner leurs messages. Notre équipe a travaillé en étroite collaboration avec tous les mandataires pour s’assurer qu’ils se sentaient à l’aise et bien préparés pour leurs prises de parole.
Ces interviews ont souligné leur engagement et leur travail remarquable, offrant ainsi un témoignage vivant de leur dévouement à la communauté industrielle. En partageant leurs expériences et leurs réalisations, ils ont inspiré les autres participants et démontré l’impact positif de leur action au sein de l’industrie. De plus, ces vidéos et micros-trottoirs ont ajouté une dimension interactive à l’événement, permettant aux invités de découvrir des anecdotes authentiques.
La présence de ces témoignages a non seulement enrichi le contenu de la soirée, mais a également renforcé les liens entre les membres de la communauté industrielle, en soulignant l’importance de la collaboration et de l’engagement collectif. Chaque mandataire a ainsi pu partager sa vision et ses perspectives sur les défis et les opportunités de l’industrie, contribuant à un échange d’idées constructif et à une réflexion collective sur l’avenir du secteur.
Développement d’une application mobile pour l’événement
Pour enrichir l’expérience des participants, nous avons développé une application mobile dédiée à l’événement. Cette application offrait plusieurs fonctionnalités :
• Programme de l’événement : les participants pouvaient consulter le programme de la soirée, incluant les horaires, les activités spéciales et les moments forts de l’événement.
• Plan interactif du bâtiment : il permettait aux invités de naviguer facilement dans le lieu de l’événement, en localisant chaque salle et en accédant aux informations détaillées sur les différents univers présentés.
• Trombinoscope des mandataires : une section dédiée permettait aux visiteurs de découvrir les profils des mandataires d’UIMM Lyon-France, facilitant ainsi les interactions et la reconnaissance des acteurs clés de l’industrie.
• Liste des participants : cette fonctionnalité offrait une vue d’ensemble des personnes présentes à l’événement, permettant aux participants de préparer leur networking et de maximiser leurs opportunités de rencontres professionnelles.
• Outil de networking : les invités pouvaient utiliser cette plateforme pour échanger des messages, organiser des rendez-vous et planifier des discussions avec d’autres participants intéressants, renforçant ainsi les liens professionnels et facilitant les collaborations futures.
L’organisation d’un événement d’une telle envergure nécessite une coordination minutieuse et des outils efficaces. Cette application mobile a non seulement simplifié la logistique de l’événement, mais a également amélioré l’interaction et l’engagement des participants, leur offrant une expérience personnalisée et immersive tout au long de la soirée.
Logistique et accueil le jour J
Le jour de l’événement, une équipe d’hôtes et hôtesses était présente pour accueillir les invités, les orienter et leur remettre des goodies. Cette équipe a joué un rôle crucial en garantissant que chaque invité se sente accueilli et bien pris en charge dès son arrivée !
Organisation d’un événement : quelles sont les grandes étapes ?
L’organisation d’un événement de l’envergure de celui orchestré pour UIMM Lyon-France démontre l’importance d’une planification stratégique et d’une communication ciblée. Grâce à une approche innovante et à l’utilisation de technologies modernes, cet événement a non seulement mis en valeur les contributions des mandataires, mais a également renforcé les liens au sein de la communauté industrielle.
De la création de supports visuels captivants à la préparation minutieuse des intervenants et au développement d’une application mobile interactive, chaque détail a contribué à faire de cette célébration un succès mémorable. L’exemple de l’événement annuel d’UIMM Lyon-France illustrent parfaitement comment l’organisation d’un événement bien exécutée peut inspirer et unir une communauté autour de ses valeurs et de ses objectifs communs !
